Faire un sommaire automatique
Lorsque vous devez rédiger un rapport, un mémoire, un dossier, rien n’est moins pénible que de faire le sommaire. En effet, si on le fait au début, on doit le mettre à jour à chaque modification à l’intérieur du document, et si on le fait à la fin, il faut relire tout le dossier et noter les numéros de pages des parties…. Halte là ! Arrêtons ces méthodes barbares et ancestrales, et apprenons à utiliser le sommaire automatique ! « Qu’est-ce que c’est ? », me demanderez-vous ? Et bien, c’est la fin de vos soucis. Le sommaire automatique est une fonction de Word, vous permettant de créer automatiquement un sommaire qui se met à jour suivant ce que vous écrivez. En suivant les conseils donnés ci-dessous, vous économiserez un temps précieux et vous offrirez de surcroît à vos lecteurs une mise en page magnifique.
Avant de taper votre texte, sautez deux pages en utilisant la fonction "
saut de page
" (dans le menu du haut,
Insertion > Saut… > Saut de page
) pour laisser de la place à la page de garde et au futur sommaire qu’on insèrera en dernier lieu.
Tapez ce qui sera votre titre de niveau 1 (c’est-à-dire votre "grand 1") sans mettre de numéro devant (style I ou II.).
Allez à la ligne (en appuyant une seule fois sur entrée) puis tapez votre titre de niveau 2 (s’il existe)
Tapez le texte de votre premier paragraphe sans oublier de le justifier (ie. Aligner les bords droit et gauche) en appuyant simultanément sur votre clavier sur Ctrl et J.
Maintenant, sélectionnez l’intégralité de la ligne de votre titre de niveau 1 puis choisissez dans la fenêtre de styles le style Titre 1 (voir image ci-contre)
Votre texte change alors de police et de taille. A vous de modifier ces paramètres suivant votre goût. (par ex. Garamond 16, gras et souligné)
Cliquez maintenant dans la barre d’outils sur la numérotation par puces (voir image) pour mettre un numéro (automatique !) devant votre titre.
Allez ensuite sur Format > Puces et numéros depuis le menu du haut. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors.
Choisissez, dans l’onglet Hiérarchisation, le troisième modèle en partant de la gauche en haut. Validez.
Votre titre de niveau 1 possède maintenant une mise en forme que vous avez choisie avec devant un numéro. L’intérêt de cela est que Word sait maintenant qu’il s’agit d’un titre.
Refaites la même manipulation pour votre titre de niveau 2, mais en choisissant cette fois dans la barre de styles le style de titre 2. C’est-à-dire : Choisissez Style Titre 2, mettez le à votre goût, puis cliquez sur puces numérotées.
Le problème est que Word ne sait pas encore qu’il s’agit d’un titre 2 (même si vous lui avez dit de mettre un style de titre 2, mais Word est parfois un peu con). Vous allez donc cliquer sur "Augmenter le retrait" dans la barre de menu du haut afin de changer le numéro de la puce (que de 2, il devienne 1.1.)
Voilà, c’est presque fini ! Maintenant, il faut que ces styles soient les mêmes dans tout le document, et, chose délicate, que Word (qui est un peu con, ne l’oublions pas) conserve à chaque fois l’indication qu’il s’agit d’un titre hiérarchisé. Pour cela, on va utiliser le pinceau, qui conserve la mise en page du texte sélectionné.
Sélectionnez la ligne de votre premier titre 1.
Cliquez une fois sur le pinceau (pour enregistrer la mise en forme du texte)
Puis sélectionnez la ligne (encore en texte brut) de votre deuxième titre de niveau 1. En principe, si vous avez scrupuleusement suivi ces indications, vous devriez avoir un titre avec les mêmes caractéristiques et avec un 2 devant.
Enfin, insérons le sommaire. Pour cela, revenons à notre deuxième page (celle que nous avions sauté au début de l’exercice).
Cliquez depuis le menu du haut sur Insertion > Référence…> Tables et index.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Choisissez Table des matières.
Choisissez le style (numéros alignés à droite, sans ligne…)
On arrive à ce genre de chose :
